Regolamento Privacy

Definizione di dati personali

La normativa sulla privacy permette di tutelare il trattamento dei dati personali. Con il termine dati personali si intende qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.

Sono considerati dati personali sia quelli identificativi veri e propri come il nome, il cognome, la denominazione, l’indirizzo, la fotografia, la registrazione della voce, il filmato, le impronte digitali, sia le informazioni che risultano essere oggettivamente idonee a individuare un determinato soggetto come ad esempio il Codice Fiscale, la Partita Iva, gli estremi del documento d’identità o della patente, le coordinate bancarie o l’indirizzo e-mail.

La raccolta dei dati tramite moduli o formulari comporta la nascita di diritti per il soggetto che fornisce i dati e di doveri da parte del soggetto che li richiede, li raccoglie e li conserva per utilizzarli successivamente. Ci riferiamo sia alla raccolta tramite moduli cartacei come l’attivazione di una polizza assicurativa, l’apertura di un conto corrente bancario, la sottoscrizione di un mutuo o la formulazione di un’offerta, sia alla compilazione di moduli tramite Internet come ad esempio la raccolta di curriculum o dei nominativi di persone interessate a ricevere proposte commerciali.

Definizione di dati sensibili

Si considerano sensibili i dati personali in grado di rilevare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche e di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti o sindacati nonché ogni dato in grado di rilevare lo stato di salute e la vita sessuale.

La disciplina del trattamento dei dati prevede che per la gestione dei dati sensibili è necessario il consenso dell’interessato e l’autorizzazione del Garante il quale comunica la decisione adottata in base alla richiesta di autorizzazione entro quarantacinque giorni, decorsi i quali la mancata pronuncia equivale a rigetto.

Il Codice della Privacy ha comunque escluso la necessità del consenso scritto per il trattamento dei dati sensibili dei dipendenti quando tale trattamento è necessario ad adempiere a specifici obblighi previsti dalla legge per la gestione del rapporto di lavoro. Pertanto, per il trattamento dei dati necessari per l’ordinaria gestione del rapporto di lavoro non sono necessarie né autorizzazioni del Garante né consensi scritti del lavoratore.

I dati sensibili contenuti in elenchi, registri o banche dati, nel caso in cui sono tenuti con strumenti elettronici, devono essere trattati con tecniche di cifratura affinché vengano resi inintelligibili.

Trattamento dei dati personali

All’attualità il rischio più grande in tema di protezione dei dati personali è quello di perdere il controllo su tutti quei dati oggetto di esternalizzazione delle banche dati aziendali per essere ospitate presso reti di data center gestiti da terzi.
A dire il vero il decreto legislativo n. 196/2003 non tutela le banche dati (che invece sono tutelate dalla legge sul diritto d’autore) ma piuttosto il trattamento dei dati personali. Questo significa che il Codice della Privacy tutela i dati personali anche se non organizzati o registrati in una banca dati.

Il trattamento dei dati consiste in tutte le operazioni relative ai dati compiute anche senza l’ausilio di strumenti elettronici e può essere suddiviso in 2 grandi categorie a seconda che siano rivolti all’interno o all’esterno della struttura del titolare del trattamento.

Il trattamento delle informazioni nei rapporti con l’interno comprende le varie operazioni effettuate da chi raccoglie informazioni stesse al fine di organizzarle e renderle fruibili da se stessi o da altri soggetti autorizzati. Queste operazioni possono essere sintetizzate in: raccolta, registrazione su supporti informatici o cartacei, organizzazione ossia il processo del trattamento che ne favorisce la fruibilità, conservazione, consultazione, elaborazione, selezione, modifica e cancellazione.

Il trattamento delle informazioni nei rapporti con l’esterno comprende una serie di trattamenti che se applicati in maniera errata potrebbero portare ad una violazione della privacy e, nello specifico, riguardano l’utilizzo dei dati personali. I dati possono essere diretti a instaurare un rapporto con la persona cui si riferiscono oppure possono essere messi a disposizione di terzi.

Privacy all’interno dell’azienda

In ambito aziendale i dati personali sono presenti ovunque per lo svolgimento dell’attività d’impresa: dall’ufficio Personale a quello Commerciale, all’Amministrazione, agli Archivi, al Magazzino e all’Ufficio Tecnico. In effetti questa diffusione dei dati personali non può costituire elemento di criticità a condizione che siano gestiti a norma di legge.

La gestione e il trattamento dei dati personali per certi versi possono rappresentare dei costi per l’azienda. Pertanto è necessario che l’impresa razionalizzi i dati da raccogliere e da conservare. In questo modo riuscirà a comprendere quali dati sono necessari e quali non lo sono. Questo perché la normativa italiana tutela tutte le informazioni in possesso del titolare del trattamento, anche quelle inutili.