Utilizzare strumenti informatici e telematici per il traffico giuridico è una realtà: inviare una proposta contrattuale tramite mail, averne lettura e ricevere dalla controparte l’accettazione a stretto giro è divenuto uno strumento di efficienza ormai irrinunciabile, anche in azienda.

Da un punto di vista strettamente giuridico questi semplici passi sono densi di problematiche, di cui si è occupato il legislatore.
Un primo problema è quello di considerare il documento informatico non solo come uno strumento utilizzabile per preparare un atto scritto ma, indipendentemente dalla sua traduzione cartacea, come documento in senso stretto. Superata questa prima impasse, ne sorge un seconda: ricondurre con certezza il documento informatico al suo autore e, successivamente, regolarne il suo valore probatorio.

Nel suo insieme il problema è stato affrontato e risolto con l’art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, il quale, seppur inserito all’interno di un intervento normativo dedicato alla semplificazione amministrativa, enuncia un principio destinato ad incidere nell’ambito dei rapporti tra privati (comprese le aziende) e Pubblica Amministrazione.

La norma prevede infatti che «gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge».

Nel tempo, la materia è stata oggetto di riordino e complessiva rivisitazione: i vari interventi legislativi sono confluiti nel Codice dell’amministrazione digitale, contenuto nel d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
Secondo la riforma, per documento informatico si intende la «rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti« (art. 1, lett. p del d.lgs. n. 82/2005).

Nella sua consistenza tradizionale (su supporto cartaceo), il documento assume rilevanza sotto due profili: quello della forma degli atti giuridici e quello della prova.

Per capire come la legge valuta il documento informatico occorre far capo alle diverse tipologie previste dal d.lgs. 23 gennaio 2002.
In tal senso, si distinguono: il documento informatico in generale, quello sottoscritto con firma elettronica e quello sottoscritto con firma elettronica avanzata (digitale).

Nel primo caso – documento informatico in generale – vale quanto disposto dall’art. 20 del Codice dell’amministrazione digitale: il documento informatico da chiunque formato (anche dal privato) nonché «la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge». Ciò implica una generale equiparazione del documento su base informatica al documento su base materiale.

Ulteriore problema è quello dell’appropriazione della scrittura legata alla sottoscrizione. In base alla vigente disciplina, non è più vero che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica soddisfa il requisito legale della forma scritta: il legislatore ha rinunciato ad equiparare il documento sottoscritto con semplice firma elettronica al documento sottoscritto con firma cartacea, ma ha ricollegato espressamente tale qualificazione soltanto al documento sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale.