Obblighi fiscali per i documenti informatici in azienda

Rassegna degli obblighi normativi in relazione alla gestione elettronica di scritture contabili e atti rilevanti ai fini tributari

Strumento indispensabile per l’automazione dei processi produttivi industriali, l’Informatica fornisce alle aziende soluzioni in grado di produrre i migliori risultati nel minor tempo possibile e con un margine di errore ridotto al minimo.

Per questo tutti i dati aziendali passano attraverso un sistema gestionale che li elabora e che fornirà successivamente le necessarie informazioni. È grazie alle informazioni opportunamente elaborate e tempestivamente fornite che si condiziona, quindi, il processo decisionale di un’azienda.

Ma a incentivare l’informatizzazione delle procedure aziendali non sono soltanto le esigenze dell’amministratore. Talvolta sono atti normativi veri e propri, come nel caso del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.

Tale provvedimento, infatti, disciplina in maniera unitaria la procedura informatica relativa ad emissione, conservazione ed esibizione dei documenti rilevanti ai fini fiscali.

Già nel 1994 un Decreto Legge, il n. 357, prevedeva che la tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici potesse essere considerata regolare, al posto della trascrizione su supporti cartacei, quando, anche in sede di controlli o ispezioni (ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. 633 del 1972), gli stessi fossero aggiornati sui supporti magnetici e comunque potessero essere contestualmente stampati su richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza presso il luogo di conservazione dei registri stessi.

Anche il Codice Civile interviene in materia di conservazione documentale. L’articolo 2220 (scritture contabili e libri sociali) prevede che le scritture debbano essere conservate per un periodo di dieci anni dall’ultima registrazione.

Lo stesso vale per fatture e documenti simili, lettere e telegrammi ricevuti e inviati, libri, registri e ogni documento rilevante ai fini tributari (e quindi libro giornale, libro inventari, libro soci, libro delle obbligazioni, scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammortizzabili, bilancio d’esercizio, registri I.V.A., dichiarazioni fiscali, modulistica dei pagamenti F23 e F24).

L’articolo precisa, inoltre, che scritture e documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini applicando la cosiddetta metodologia paperless.

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