Nel precedente tutorial abbiamo avviato la realizzazione di un applicativo per amministrare le principali attività d’ufficio. Dopo aver creato un database di clienti, fornitori e magazzino prodotti, passiamo a realizzare una serie di tabelle correlate, che permetteranno di movimentare il magazzino sulla base dei documenti emessi o ricevuti.

Per prima cosa si dovrà creare una tabella che contenga i documenti emessi o ricevuti e li metta in relazione con i movimenti di magazzino. Si chiamerà TIPI_DOC e conterrà due campi. DESCRIZIONE: Tipo dati Testo, dimensione 50, Chiave primaria, Indicizzato con duplicati non ammessi; MOVIMENTO: Tipo dati Numerico, dimensione campo Intero, Formato Fisso, Posizioni decimali 0. Nella casella “Ricerca” selezionare nel campo “Visualizza controllo” l’opzione “Casella combinata”, nel campo “Tipo origine riga” selezionare l’opzione “Elenco valori”, nel campo “Origine riga” indicare “1;0;-1″, nel campo “Solo” in elenco scegliere l’opzione “Sì”.

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La tabella TIPI_DOC serve a fornire all’applicazione tutte le informazioni sui movimenti di magazzino. Si immagini, ad esempio, di dover emettere una fattura attiva per la cessione di beni: è chiaro che, al momento della vendita, l’esistenza dei beni in magazzino dovrà inevitabilmente diminuire di tante unità quanti sono i beni venduti. Ad agevolare questa operazione interverrà la tabella TIPI_DOC, che consentirà di creare i documenti necessari per l’organizzazione dell’attività. Oltre ai cosiddetti atti esterni (fatture, documenti di trasporto o note di credito), ogni impresa utilizza infatti una serie di atti interni personali, come documenti di carico e scarico o di movimentazione interna, necessari per trasferire i beni da un’area all’altra.

Per questo è così importante il campo MOVIMENTO, poiché consentirà di modificare l’esistenza dei beni nel magazzino. Così strutturato, infatti, il campo MOVIMENTO presenterà esclusivamente 3 opzioni: 1, 0 e -1. Associando l’opzione 1 ad un tipo di documento il sistema provvederà ad incrementare l’esistenza in magazzino di tante unità quanti sono i beni in entrata (opzione valida, ad esempio, nelle fatture passive oppure nei resi da clienti); l’opzione 0 lascerà invariata l’esistenza del bene in magazzino (opzione valida, ad esempio, quando si dovrà provvedere alla sostituzione di un bene difettoso); l’opzione -1, infine, provvederà a ridurre l’esistenza in magazzino di tante unità quanti sono i beni in uscita (opzione valida, ad esempio, nelle fatture attive o nei resi a fornitore).

Completata la struttura della tabella TIPI_DOC, potrà essere creata la maschera utilizzando la procedura della creazione guidata. Nella finestra del database scegliere la scheda “Maschere”, quindi “Nuovo”. Selezionare l’opzione “Creazione guidata Maschera” e indicare la tabella TIPI_DOC come origine dei dati. Premere Ok. La creazione guidata richiederà alcune informazioni necessarie a completare l’operazione: campi da inserire nella maschera, layout da applicare e stile da utilizzare. Indicare tutti i dati necessari e proseguire con il pulsante Avanti fino ad arrivare al termine della procedura guidata.

Al termine dell’operazione sarà possibile modificare ulteriormente la maschera creata oppure aggiungere pulsanti o etichette nonché rimuovere le barre di scorrimento, i selettori record, i pulsanti di scorrimento o modificare lo stile del bordo e i pulsanti di ingrandimento o riduzione a icona. Tutte le modifiche devono essere effettuate in modalità “Struttura”: scegliere gli oggetti da inserire dalla Casella degli strumenti e trascinarli nella sezione Piè di pagina della maschera; in automatico sarà avviata la creazione automatica dell’oggetto. Qualora così non fosse, accertarsi che il pulsante Autocomposizione controllo all’interno della Casella degli strumenti sia attivato.