Le piccole e medie imprese che non dispongono di gestionali complessi per il monitoraggio dei pagamenti delle fatture possono ricorrere a un semplice foglio di calcolo, magari open source e gratuito come OpenOffice.org Calc, con il pieno controllo dei flussi di cassa.

Quali fatture sono in scadenza o già scadute, chi ha pagato regolarmente fra i nostri clienti, chi invece ritarda e di quanto? Un foglio di calcolo può essere chiarificatore: basta impostare funzioni e ricavare grafici per ottenere un quadro completo degli incassi effettuati o da effettuare, oltre che dei clienti verso cui riporre maggiore fiducia per eventuali transazioni future.

In questo tutorial forniamo alcuni utili consigliper impostare uno spreadsheet e monitorare i pagamenti utilizzando Calc 3.0, scaricabile in lingua italiana per le maggiori piattaforme (Linux, Windows e Mac OS X).

Scarica l’esempio

Salvando il foglio in un formato differente da ODS, come Excel, è possibile utilizzare lo stesso spreadsheet con la suite Microsoft, anche se parte della formattazione originale potrebbe andare persa ove non compatibile, e che in sede di utilizzo le formule devono essere riadattate secondo lo standard di Visual Basic.

Impostare il foglio

L’ordine e la grafica del foglio sono i primi elementi da impostare affinché l’inserimento dati sia semplice e le funzioni che verranno sappiano con quale tipo di dato hanno a che fare. Lanciamo OpenOffice.org Calc e creiamo un nuovo foglio elettronico. Utilizziamo la prima riga per le intestazioni di colonna:

• nella cella A1:scriviamo “Intestatario fattura”, la colonna sarà dedicata all’inserimento del nominativo cui è indirizzata la fattura (di solito il cliente);
• nella cella B1 “Numero fattura”;
• nella cella C1 “Data fattura”;
• nella cella D1 “Importo fattura”;
• nella cella E1 “Data scadenza pagamento”;
• nella cella F1 “Data pagamento fattura”;
• nella cella G1 “Pagamento scaduto?”: la colonna riporterà una risposta del tipo Sì/In scadenza/nulla se la fattura non è scaduta. Avremo così percezione immediata della situazione;
• nella cella H1 scriviamo “Giorni di ritardo”.

Per evitare che la riga 1 scompaia man mano che si allunga la lista delle registrazioni blocchiamola selezionandola e dal menu “Finestra” cliccando su “Dividi”: trasciniamo la riga nera appena apparsa — tenendo premuto il tasto sinistro del mouse — fra la riga 1 e la riga 2; torniamo nel menu “Finestra” e clicchiamo su “Fissa”. Provando a usare lo scroller del mouse si noterà che la riga 1 non si muove.

Diamo un colore differente alle intestazioni di colonna e passiamo alla formattazione delle celle selezionando l’area da formattare (colonna, riga o cella); quindi cliccando con il tasto destro del mouse, dal menu a cascata selezioniamo la voce “Formatta cella…”. Si aprirà una finestra per cambiare i tipi di dato, settare il colore delle celle, i bordi, impostare le protezioni, ecc.

La colonna per l’intestatario di fattura dovrà avere un formato testo; quella del numero fattura un formato numerico standard senza decimali; le colonne “Data fattura”, “Data scadenza pagamento” e “Data pagamento fattura” dovranno essere formattate come data, a scelta fra i formati già pronti; la colonna “Importo fattura” deve essere formattata come valuta Euro con posizioni decimali 2; “Giorni di ritardo” come numerico standard senza decimali e senza zeri iniziali.

Riempiamo il foglio con i dati da controllare e passiamo a impostare le funzioni utili al nostro scopo. Se il foglio riporta dei dati sarà più semplice verificare che le formule funzionino correttamente.