A inizio anno, l’imprenditore deve porsi determinati obiettivi e provare a raggiungerli. Rapporti dettagliati sul budget aziendale possono fungere da supporto operativo: analizzandoli costantemente è infatti possibile interpretare probabili criticità e, nel caso, intervenire tempestivamente. Con questo tutorial vediamo come creare con Excel uno strumento di gestione del budget aziendale tramite proiezioni dei dati mensili, che l’imprenditore può monitorare per valutare lo stato di avanzamento degli obiettivi.

Il complesso di budgeting e reporting che andremo a realizzare riguarderà esclusivamente i costi. Per questo motivo l’inserimento dei dati contabili non seguirà il principio della partita doppia ma piuttosto riguarderà esclusivamente un sistematico inserimento dei valori che rappresentano un costo per l’azienda. Resta inteso che, seguendo il medesimo modus operandi, sarà possibile realizzare budget dei ricavi e finanziari o, ancora, delle vendite o degli investimenti.

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Creiamo un nuova cartella Excel e nominiamola Budget.xls. Deve essere composta da quattro fogli di lavoro: Budget, Costi, Riepilogo e Grafico.

Il foglio Budget ospiterà l’elenco dei costi che l’azienda prevede di sostenere nell’esercizio e la relativa ripartizione in dodici mesi. I spese sostenute realmente dovranno essere indicati nel foglio Costi. Il foglio Riepilogo provvederà a individuare l’importo a budget di ogni singola voce indicata nei due fogli descritti, per fornire la situazione nei diversi mesi dell’anno. L’ultimo foglio, Grafico, è appunto dedicato ai grafici.

I fogli saranno relazionati fra di loro da diverse formule: in questo modo ogni probabilità di errore da parte dell’utente sarà ridotta al minimo.

Il foglio Budget non presenta particolari difficoltà. Inseriamo una colonna elenco per le spese e dodici colonne per i valore di spesa stimati a budget. Infine, dovrà essere inserita una riga destinata a contenere il totale di spesa mensile e una colonna contenente il totale per tipologia di spesa. Per evitare di appesantire troppo la cartella Excel, limiteremo l’inserimento dei dati nel foglio Budget a 600 record.