In questo tutorial costruiremo un archivio delle fatture emesse da una qualsivoglia azienda, cercando di automatizzare alcuni dati. Per esempio faremo in modo che la numerazione venga immessa (direttamente dal programma) in automatico e in maniera progressiva a seconda delle date inserite, inoltre utilizzeremo degli script che azzereranno la numerazione ad ogni inizio anno, e che regoleranno il modo in cui vengono datate le fatture.

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Per diversi motivi, in questo tutorial daremo per scontate alcune conoscenze di base del programma Access che andremo ad utilizzare, come ad esempio la creazione di una maschera o una tabella.

Creazione database e tabella

Come prima operazione creiamo un nuovo database di ACCESS (noi lo abbiamo chiamato ARCHIVIO_FATTURE), e all’interno una nuova tabella (…FATTURE). La tabella dovrà contenere i seguenti campi e tipi di dati:

Diamo ora alcune regole che impediscono all’utente (nel momento dell’inserimento dati) di lasciare vuoti i campi “Data” e quello contenente l’aliquota Iva. A questo scopo nella struttura della tabella:

1. Click su Data
2. Impostare il valore “SI” alla proprietà “Richiesto”
3. Click sul campo “Aliq_IVA”
4. In basso, click su “Valore predefinito” e scrivere 21

Creazione maschere

Per poter gestire al meglio il nostro DB occorre creare due maschere, una per visualizzare l’elenco delle fatture emesse, l’altra per inserirne di nuove. Nella prima includiamo tutti i campi della tabella Fatture e la salviamo col nome di ELENCO_FATTURE. Nella seconda invece inseriamo tutti i campi tranne NUM e salviamo col nome di NUOVA_FATTURA. Personalizzate entrambe le maschere formattandole come ritenete più opportuno.
In entrambe le maschere inserite un pulsante in questo modo:

1. Fare click su “PULSANTE”, nella barra “Struttura”
2.  Appena cliccate su “Pulsante” comparirà la finestra di “creazione guidata pulsante di comando” (figura3). Non proseguite oltre, cliccate subito” Annulla” poiché inseriremo noi lo script per dare il comando al pulsante.

3. Poi semplicemente con un doppio click cambiate la caption del pulsante Scrivendo “NUOVA FATTURA” (nella maschera ELENCO_FATTURE) e “CONFERMA” (Nella maschera NUOVA_FATTURA)

Nel nostro esempio le due maschere appaiono come di seguito:

Caselle di testo

Solo nella maschera ELENCO_FATTURE invece inserite due caselle di testo (utilizzate il pulsante omonimo, nella barra”Struttura”), potete posizionarle dove volete, preferibilmente in un punto dove non diano molto fastidio.
Queste serviranno da blocco degli appunti, memorizzeranno cioè temporaneamente alcune informazioni, non occorre visualizzarle nella maschera, ecco perché, dopo averle selezionate richiamiamo la “Finestra delle proprietà” (col tasto F4) e impostiamo a NO la proprietà Visibile (la trovate nella scheda Formato).

Tramite la “finestra delle proprietà” diamo un nome alle due caselle, utilizziamo a tale scopo la proprietà “Nome Elemento” nella scheda “ALTRO”. Le chiamiamo rispettivamente TESTODATA e TESTONUM.