Nota spese digitale: conservazione a norma

Gestione documentale di nota spese e giustificativi, dematerializzazione con garanzia di autenticità: istruzioni Entrate e attestazione di conformità all'originale.

Qualunque documento informatico con rilevanza fiscale, come la nota spese dei dipendenti di un’impresa, poi utilizzate per la deducibilità dei costi, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche di «immodificabilità, integrità ed autenticità». Nel momento in cui un processo di conservazione documentale rispetti questi elementi, non ci sono ostacoli alla sostituzione dei documenti analogici con quelli digitali, con procedura interamente dematerializzata.

La precisazione è fornita dall’Agenzia delle Entrate, con Risoluzione 96/2017, in risposta a specifico interpello relativo a un procedimento interamente digitale di gestione delle note spese prodotte da trasfertisti e dei relativi giustificativi di spesa.

=> Speciale Conservazione Digitale

Il sistema di conservazione è a norma, e si articola nelle seguenti fasi:

  • formazione del giustificativo informatico per mezzo di una fotografia scattata con smartphone o tablet su cui è installata specifica applicazione per la dematerializzazione dei documenti, che identifica la nota spese in modo univoco e con il riferimento temporale;
  • formazione della nota spese, creata dal dipendente tramite l’applicazione, alla quale ha accesso con le proprie credenziali;
  • approvazione della nota spese, con inoltro da parte del trasfertista alla funzione aziendale preposta all’approvazione;
  • controllo spese e processo, sempre attraverso l’applicazione che consente di rifiutare spese non inerenti o rifiutare quelle eccessive, con ogni fase del processo tracciata dal sistema di gestione;
  • conservazione: la nota spese, accettata e ammessa al pagamento, è registrata sui sistemi contabili e inoltrata al sistema di conservazione elettronica.
  • distruzione dei giustificativi analogici: dopo la conferma formale dell’avvenuta archiviazione della nota nel sistema di conservazione documentale, il trasfertista può distruggere i giustificativi analogici, seguendo specifica procedura aziendale con modalità sicure;
  • esibizione della nota spese e dei giustificativi: sistema di esibizione telematica del documento informatico conservato.

=> Fisco, sì alla conservazione elettronica​

L’Agenzia ritiene il sistema conforme alla normativa di riferimento (il CAD – Codice di Amministrazione Digitale, Dlgs 82/2015), senza che ci sia bisogno dell’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Se però il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al contenuto attraverso altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, il processo di conservazione elettronica necessita dell’intervento pubblico di autenticazione previsto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014. Stesso discorso per i giustificativi emessi da soggetti economici residenti in paesi extra UE con i quali non esiste reciproca assistenza fiscale, perché il Fisco non può ricostruirne il contenuto.

Per approfondimenti: GRisoluzione 96/E 2017 – Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi

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