Sono tanti gli impegni che gli imprenditori devono ricordare e non sempre basta un post-it o una nota sul cellulare. Accanto all’agenda, esiste oggi un metodo più innovativo: l’utilizzo di Excel per la gestione di impegni e scadenze.

Il foglio elettronico che andremo a realizzare in questo tutorial sarà la pianificazione quindicinale di impegni e scadenze: I giorni saranno rappresentati da colonne mentre le righe serviranno a indicare le ore. Le celle in corrispondenza del giorno e dell ‘ ora si coloreranno automaticamente di rosso nel caso di scadenze o impegni.

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La prima operazione da fare è quella di creare una tabella eventi con quindici colonne e tredici righe, oltre ad un’intestazione di riga e di colonna.

Affinché la pianificazione sia dinamica dobbiamo fare in modo che i giorni possano “scorrere” sulla tabella. Per questo motivo occorre predisporre, nella cella D2, un campo data che sia di riferimento a tutta la tabella. Ogni giorno della tabella dovrà fare riferimento al campo appena inserito.

Pertanto, inserire nella cella D4 la formula =$D$2+i_data, dove la variabile i_data è rappresentata da un indice necessario a incrementare i giorni della tabella. Questo vuol dire che la variabile i_data nella colonna D sarà uguale a 0, quello della colonna E sarà uguale a 1, quello della colonna F sarà uguale a 2 e così via. La stessa operazione deve essere effettuata anche nelle righe 5 e 6.

Selezionare le celle da D4 a R4 e modificare la formattazione delle celle con il formato personalizzato “ggg”. Selezionare le celle da D5 a R5 e modificare la formattazione delle celle con il formato “gg”. Infine selezionare le celle da D6 a R6 e modificare la formattazione delle celle con il formato “mmm”.

Per scorrere i giorni utilizzeremo un controllo di Visual Basic: la Barra di scorrimento. Qualora non sia visibile, attivare la barra degli strumenti denominata Moduli dal menu Visualizza. La barra Moduli permette di personalizzare il foglio di lavoro con pulsanti, caselle di controllo e altri strumenti al fine di automatizzare alcune operazioni. Aggiungere la Barra di scorrimento sul foglio elettronico e trascinarla dalla cella E2 a R2.

Per visualizzare le proprietà della “Barra di scorrimento” appena inserita, selezionare la voce “Controllo” dal menu “Formato”.

Nella scheda “Controllo” inserire nei campi “Valore corrente”, che rappresenta la posizione relativa della casella di scorrimento all ‘ interno della barra, e “Valore minimo”, posizione della casella di scorrimento più vicina all ‘ estremità sinistra della barra, il codice 0.

Il campo “Valore massimo” rappresenta la posizione della casella di scorrimento più lontana dall ‘ estremità di sinistra della barra e, nello specifico, il numero dei giorni che si vogliono pianificare. Se, ad esempio, si vuole pianificare un solo anno si dovrà inserire il valore 365.

Il campo “Avanzamento” rappresenta lo spazio di avanzamento quando si fa clic su una delle frecce poste alle estremità della barra di scorrimento. Il valore da utilizzare è 1.

Il campo “Avanzamento di pagina” rappresenta lo spazio di avanzamento della casella di scorrimento quando si fa clic tra la casella di scorrimento e una delle frecce di scorrimento poste alle estremità della barra. Il valore da utilizzare è 15.

Il campo “Collegamento cella” restituisce il valore corrente della casella di scorrimento. Per comodità, essendo un valore la cui visualizzazione è irrilevante, utilizzeremo una cella esterna alla tabella eventi. Inserire il valore $U$2. Infine nella cella D2 inserire la seguente formula: =40544+U2. Il codice 40544 rappresenta la data del 1° gennaio 2011 in formato numerico. In questo modo permetteremo la visualizzazione dei giorni a partire dal 01/01/2011 per il numero dei giorni indicato nel campo “Valore massimo” delle proprietà della Barra di scorrimento.