In accordo con i risultati di una recente ricerca, molti degli impiegati aziendali non sarebbero in grado di archiviare nella maniera più corretta le email poiché troppo spesso soverchiati di lavoro o poiché ritengono avere troppa poca confidenza con le proprie abilità in campo IT.

Oltre il 75% degli impiegati interessati nella ricerca hanno dichiarato di non aver mai ricevuto chiare linee guida riguardo ai metodi con cui archiviare le email, mentre un terzo di essi, ritiene che la propria compagnia non abbia alcuna policy in merito alla gestione delle email.

Circa un terzo dei 260 intervistati ha dichiarato di aver perso più volte documenti elettronici importanti e di non essere mai riuscito a recuperarli. Circa la metà ritiene l’opera di archiviazione delle email un compito troppo dispendioso in termini di tempo, mentre un terzo ritiene tale operazione troppo complicata o inutile.

Il 41% non salva gli allegati ai messaggi di posta elettronica, lasciandoli collegati alle email per sempre, mentre solo la metà degli intervistati ha riferito di aver impostato un limite all’archiviazione dei messaggi ricevuti.

Circa un quarto di essi salva i file nei sistemi della compagnia per cui lavorano, mentre solo il 28% li memorizza all’interno dei loro hard disk.

Secondo gli esperti del settore, le organizzazioni hanno ancora un approccio troppo rilassato all’argomento e non riescono a comunicare agli impiegati l’importanza di tale pratica. Si rischia così di perdere numerosi dati importanti e di aumentare inutilmente i costi.