In genere, un progetto si considera di successo se i parametri più evidenti, (costo, tempi…) sono rispettati, e a tal fine opera il Project Manager, che ne coordina avvio, pianificazione, monitoraggio e gestione. Purtroppo, a volte i PM trascurano un altro importante obiettivo del progetto: la soddisfazione degli stakeholders, siano essi clienti, partner o membri interni all’azienda.

Il grado di questo successo può essere misurato. Come? Per prima cosa, stabilendo i benefici previsti e poi definendone i criteri di misurazione.

L’intero processo di controllo della progressiva concretizzazione dei benefici – per tutto il ciclo di vita del progetto – è detto Project Benefits Management (PBM).

Si tratta, in sostanza, di una delle numerose componenti del Project Management, fondamentale in caso di riproposizione del progetto in versioni successive o di relazione prolungata con i “beneficiari”. Il nocciolo del PBM è poter rispondere a domande cruciali del tipo: Perchè sto sviluppando questo progetto?, poichè il suo obiettivo è garantire l’ottenimento dei benefici attesi.

Al PM spetta il compito di redigere un documento strategico di sintesi che contestualizzi nel progetto la gestione dei benefici e includa: identificazione, descrizione e metodologia di misurazione dei benefici; piano di realizzazione; modalità di monitoraggio durante il progetto e successivamente di follow-up.

Una volta identificati, i benefici vanno associati alle prestazioni e obiettivi previsti nel progetto, nonché agli elaborati prodotti. Non un semplice elenco, dunque, ma profili interdipendenti con le attività di progetto, per permettere al gruppo di lavoro di capire se l’ottenimento di un beneficio dipende dal conseguimento di uno specifico obiettivo o dalla messa a punto di un determinato elaborato.