In questo articolo esaminiamo la fase esecutiva del progetto, momento centrale in cui viene effettivamente svolto il lavoro. Il primo strumento per il controllo delle attività è il piano di progetto, traccia dalla quale sapere quando, come e da chi saranno compiute le varie attività.

Il piano di progetto operativo e la baseline

Il piano operativo, però, non rimane fermo all’ultima programmazione approvata in fase di pianificazione. Esso segue gli sviluppi del progetto e si propone come valido strumento per la previsione, la correzione e la regolamentazione delle prestazioni.

In sostanza, il piano operativo serve per il controllo dell’avanzamento del progetto, un monitoraggio periodico che comprende il confronto con le prestazioni pianificate, la comunicazione sul completamento ed eventuali interventi di ripianificazione correttiva.

Per effettuare una simile operazione, è in primo luogo necessario conservare inalterata la prima programmazione. Questo piano di riferimento, denominato Baseline, non è altro che il piano operativo memorizzato nella sua configurazione iniziale. Grazie a questo “programma di confronto”, si avrà la possibilità di evidenziare lo scostamento del lavoro realizzato da ciò che, in origine, è stato pianificato.

Cosa si controlla

Il controllo deve analizzare le prestazioni del progetto ancora in corso in termini di tempi, costi e qualità. Ciò significa, in primo luogo, valutare se il progetto potrà essere completato entro la data stabilita e nel limite dei costi stimati. Il confronto tra le stime del piano e i dati effettivi sarà determinante ai fini della valutazione. In secondo luogo, il sistema di controllo dovrà considerare se le specifiche tecniche stabilite in fase di pianificazione potranno essere rispettate.

Lo scopo dell’attività di controllo, quindi, è quello di verificare la sostenibilità del piano lungo il percorso esecutivo, e valutare quali modifiche possono eventualmente servire per renderlo più aderente alla realtà.

È possibile dover intervenire per riparare a sottostime di costi e tempi commesse nella fase di pianificazione. Oppure, può essere utile una revisione per rispondere ad ampliamenti dei confini di progetto proposti in corso d’opera. Anche una variazione della disponibilità di risorse, per citare un altro caso, potrebbe condizionare l’andamento del progetto e richiedere una correzione della pianificazione.

Attraverso il controllo, dunque, il pianificatore può reagire di fronte a situazioni anomale e impreviste. Egli potrà intervenire sulla programmazione e rieffettuare le stime sul completamento del progetto.

È ovvio che l’obiettivo del controllo è anche quello di monitorare l’efficienza e l’efficacia del lavoro; la valutazione dell’impiego di risorse e il modo in cui le persone apprendono e svolgono i loro compiti è un elemento che non può essere trascurato. Anche questo grado di attenzione può prevenire scostamenti indesiderati tra l’andamento del progetto e la pianificazione originaria.