Sono noti i vantaggi per impresa e collaboratori di instaurare un rapporto di lavoro a distanza. Perché si concretizzino, occorre tuttavia che il manager che gestisce il team virtuale assicuri una gestione accurata e una larga base di fiducia. Innanzitutto cambiano le condizioni: in presenza di lavoratori virtuali, il gruppo di lavoro passa ad configurazione include telelavoratori o risorse esterne all’organizzazione.

Geograficamente lontani, e potenzialmente inseriti contemporaneamente anche in altri team, in genere i collaboratori virtuali sono in grado di dedicare al progetto aziendale solo una parte del proprio tempo.

Il giusto team va creato: non tutti i collaboratori possiedono i requisiti per svolgere lavoro remoto. Le persone adatte sono ben organizzate, in grado di gestire tempo e priorità, lavorando per obiettivi. Hanno capacità di concentrazione e isolamento (pensiamo alla difficoltà di lavorare in un contesto con elevate distrazioni), abilità comunicative per esprimersi in maniera chiara e sintetica quando serve, solide basi tecniche che limitano la necessità di confrontarsi di continuo con i colleghi. E ovviamente elevata autonomia.

Il lavoro di gruppo va impostato: il primo passo è la definizione di obiettivi e regole, così come avviene per il team working classico. L’ideale è, all’inizio di ogni progetto o nuova attività, un incontro iniziale face-to-face per garantire la massima efficacia all’impostazione e definizione degli obiettivi.

Anche se i membri del team operano separatamente, alcune norme di comportamento di base sono indispensabili. Ad esempio, stabilire gli orari giornalieri in cui tendenzialmente si lavora è a beneficio della motivazione e del risultato, facilita il confronto reciproco e aumenta il controllo da parte del manager.

Fissare con regolarità lo svolgimento di meeting virtuali o video-conferenze aggiorna e allinea tutti i partecipanti sulle evoluzioni del lavoro, e definire una scaletta di reporting facilita il monitoraggio dell’avanzamento.

Fissare obiettivi e rispettare regole di comportamento è più complesso nei team virtuali perché manca la quotidianità del confronto diretto, ma nulla vieta, anzi è conveniente, di fissare incontri di persona con regolarità, che incrementano la motivazione, restituiscono un certo grado di contatto personale e semplificano il superamento di difficoltà sia tecniche che relazionali, e sono strumenti importanti per condividere un successo.