Il piano di progetto deve adeguarsi al contesto in cui sorge e al tipo di progetto per il quale è pensato. Un progetto può essere interno o commissionato da un cliente, può coinvolgere più aziende, può richiedere l’intervento di più aree aziendali o di una soltanto. Queste variabili lasciano intendere come non possa esistere un solo modello di project plan.

La tipologia di un progetto, la sua durata e complessità devono orientare il dettaglio delle informazioni e la cura per certi capitoli del piano. Ovviamente, se un’azienda lavora abitualmente sulle stesse tipologie di progetto può elaborare dei modelli ad hoc da cui partire ogni volta. Potrà così rendere più efficiente il processo di pianificazione e facilitare la lettura del piano da parte delle persone coinvolte.

Senza pretendere di strutturare un project plan valido per ogni contesto, questo articolo indicherà in nove punti i contenuti generalmente inclusi in un piano di progetto.

Proponiamo anche un semplice modello da scaricare e modificare all’occorrenza.

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Obiettivi del progetto

Il project plan deve iniziare con una presentazione del progetto in cui si descrivono gli obiettivi più generali e strategici già stabiliti in una situazione formale precedente. Questi elementi stanno alla base dell’idea progettuale e costituiscono le motivazioni del progetto. In sostanza, rispondono alla domanda «perché questo progetto?».

Accanto a questi fini di alto livello, non propriamente misurabili, occorre indicare obiettivi più concreti: i risultati che si vogliono ottenere, ossia che cosa deve essere fatto. In genere, il committente e lo sponsor esplicitano la finalità del progetto, mentre il team di progetto elabora gli obiettivi operativi facendo analisi accurate sulle ipotesi e sulle alternative a disposizione. Solo definendo puntualmente i risultati che si vuole raggiungere sarà possibile accordarsi sulla discriminante che segna il successo o l’insuccesso del progetto.

Se un’azienda committente chiede un progetto che abbia come fine l’organizzazione di un evento per rilanciare la sua immagine, occorrerà definire più concretamente il tipo di evento, a quale target proporsi, l’area geografica e il periodo. Dopo un’attività di brainstorming, il team di progetto può definire il macro-obiettivo: realizzare, per il 23 dicembre dell’anno in corso, un concerto pianistico, in un teatro prestigioso della regione in cui opera l’azienda committente.

È chiaro che accanto a questo macro-obiettivo dovranno comparire obiettivi tecnici, economici e cronologici. Inoltre, per passare dal “che cosa” al “come realizzare”, è opportuna una vera e propria ramificazione di obiettivi secondari e sotto-obiettivi, per spianare la strada alla definizione dei compiti necessari.

Gli obiettivi vanno definiti con chiarezza, in modo realistico e con una riflessione sulle priorità. In questo modo, si ipotizza un cammino che, di tappa in tappa, genera nelle persone coinvolte un senso di responsabilità per l’avanzamento del progetto.