La gestione dei documenti di progetto

di Alessia Valentini

scritto il

Analisi delle strategie di gestione documentale in fase di svolgimento di un progetto. Metodologie e software di supporto

La realizzazione di un progetto di lavoro non può prescindere da una gestione accurata della documentazione. Dalle fasi iniziali della contrattazione, fino ai documenti di collaudo, passando per i vari momenti di Stato di Aggiornamento dei Lavori (SAL).

Project Manager e team di lavoro devono poter accedere e aggiornare qualsiasi documento inerente allo sviluppo e alla gestione ordinaria dei progetti, dai più semplici ai più complessi. In caso contrario, le conseguenze possono gravare non solo sull’efficacia della collaborazione e sulla profittevole gestione della tempistica prevista, ma anche sulla riuscita o meno degli obiettivi prefissati.

Rischi vs benefici: la gestione ottimale dei documenti

In fase di realizzazione di un progetto, il “tempo è tiranno”, dovendo rispettare il Gantt dei lavori e l’avanzamento di ogni sottoarea di attività, coordinando le risorse in modo ottimale, rispondere puntualmente alle esigenze del cliente e garantire i tempi di consegna di eventuali fornitori.

Spesso l’amministrazione dei documenti viene sottovalutata o rimandata, considerata non prioritaria, col rischio di essere trascurata creando ostacoli al lavoro di gruppo: i membri del team non accedono ai documenti necessari se non vengono impostati correttamente i permessi di condivisione; finiscono per circolare file che non si sarebbe autorizzati a visionare; si possono verificare cancellazioni accidentali, ecc.

Le conseguenze possono quindi essere serie: perdere tempo nel reperire specifiche informazioni, rifare un lavoro già eseguito, ritardare i tempi di risposta in caso di controversie, non accorgersi tempestivamente di un discostamento degli obiettivi e dei tempi previsti con conseguenze sull’intero progetto, mettere a rischio la segretezza di informazioni riservate, ecc.

Se la reportistica periodica di progetto non viene opportunamente condivisaviene a mancare anche una gestione oculata del progetto stesso. La soluzione ideale consiste nel rispettare alcuni punti chiave:

1. Raccogliere tutta la documentazione in formato elettronico in un unico repository: è necessario prevedere quindi una directory condivisa con i collaboratori del progetto. Anche dinanzi ad un alto turnover dei componenti del team la documentazione resta sempre disponibile nello stesso luogo.

2. Definire il tipo di documenti da trattare: infatti, vi sono file di lavoro e versioni finali della documentazione e decidere in anticipo cosa deve contenere i repository consente di risparmiare tempo accedendo solo ai documenti definitivi.

3. Definire un formato standard per la documentazione: intestazioni, logo del progetto, tipo di carattere e dimensione, tutti già preimpostati consentono di risparmiare tempo e dare uniformità di stile, anche a beneficio di un’immagine ed un’idea comune di tutta la documentazione.

4. Adottare la gestione dei permessi consente di amministrare correttamente i livelli di accesso: sola lettura o anche modifica dei file.

5. Mantenere traccia delle revisioni: chi ha generato un documento e quando, lista delle modifiche apportate, ultimo accesso, ecc.

6. Scegliere una convenzione per il naming di ogni tipologia di documento: si evitano ambiguità fra versioni vecchie e nuove, e sul tipo di documento stesso. Senza contare che in questo modo si semplifica il monitoraggio delle revisioni.

7. Determinare il processo di approvazione di ogni documento (anche mediante uno strumento di workflow management): il PM deve poter approvare le versioni finali degli elaborati documentali che vengono divulgati a clienti/fornitori.

È necessario quindi prevedere un flusso organizzato in fasi, perché tutti vi si attengano – ad esempio: draft (bozza), work-in-progress (da terminare), final (versione definitiva) – e possano valutare correttamente lo stato di aggiornamento di ciò che si legge.

8. Tutti i componenti del team dovrebbero utilizzare gli stessi software di gestione ed elaborazione contenuti.

9. Suddividere la directory in opportune sottocartelle per rendere la ricerca rapida e non ambigua. Per farlo al meglio è necessario stabilire delle macroaree.

Prima – fasi di progetto da tracciare: prevendita (sales), delivery, post-vendita (servizi).
Seconda – relazioni con i fornitori e/o partner: accordi fra le parti, comunicazioni ufficiali, offerte tecniche, economiche e contributi software per lo sviluppo.
Terza – comunicazioni interne ed esterne del gruppo di lavoro: email e fax opportunamente digitalizzati e catalogati.

Per ogni macroarea vi saranno altre sottocartelle possibili.

Prevendita/prequalifica: /doc di gara o di trattativa privata, /documenti amministrativi, /documenti tecnici, /offerta economica e costi.

Post-vendita/anomalie, segnalazioni, change request: /formazione, /reportistica, /piano di esercizio.

Delivery/progetto esecutivo, piani: /analisi, /disegno, /sviluppo/software, /test, collaudo, /manuali, /comunicazioni interne esterne
/economics/fatture, /economics/ Richieste di acquisto (RDA), ordini di acquisto (ODA), /PM/ordine e contratto, /PM/gantt e Stato Avanzamento Lavori, /PM/Piano di qualità, /PM/presentazioni del progetto e comunicati stampa, /PM/verbali,
/PM/team/collaboratore1, /PM/team/collaboratore2, /PM/team/collaboratoreN.

Software di supporto open source

Esistono diversi software che aiutano nella gestione della documentazione. Appartengono alla generica classe dei “document management” ed il loro ambito di applicazione è l’intero patrimonio documentale dell’azienda.

Avvalersi di un software di gestione documentale consente di soddisfare tutti i punti chiave sopraccitati lasciando al PM ed al suo team i compiti gestionali più tipici che la propria mansione richiede.

Addirittura, può essere delegata una figura specifica di progetto che si occupa della documentazione avendo esperienza specifica sul software di document management che si decide di utilizzare.

In commercio vi sono tantissime soluzioni proprietarie ma fortunatamente vi sono anche tante soluzioni open source che consentono l’adozione gratuita di questi software e la garanzia di avere un supporto tecnico affidabile da parte della comunità di utilizzatori/sviluppatori.

ALFRESCO Document Management

La miglior soluzione open source disponibile. Intuitivo e semplice da utilizzare – sia in termini di funzionalità che di interfacce – è supportato da una larga comunità di utenti e da una vasta documentazione online.
Il repository dei documenti è implementato mediante uno spazio virtuale che risulta trasparente per l’utente. La gestione dei file è uguale a quella richiesta per una comune directory di file su disco, con la possibilità di soddisfare i requisiti di creazione del repository unico, definizione dei permessi di accesso, suddivisione in sottocartelle.

Il lavoro è facilitato da un’interfaccia del tutto simile a Microsoft Explorer. Alfresco si integra perfettamente con Microsoft Office apportando una grande semplificazione rispetto alla solita esigenza di dover esportare/importare formati documentali nel tool di document management scelto.
Ovviamente è possibile definire un workflow per il processo di approvazione degli elaborati documentali e rispondere a tutte le caratteristiche di gestione dei tipi di documento, del naming, delle versioni.

Il sistema è inoltre provvisto di un potente motore di ricerca che poggia su Google ed è supportato dal sistema di categorizzazione degli argomenti di Yahoo!. Ultima e importante caratteristica è la struttura dei folder e i contenuti specificatamente orientati per i progetti di delivery.

Epiware

Si tratta di un web document management, per la gestione mediante piattaforma web del progetto di lavoro e delle attività dei componenti del team, con relativi task e permessi di accesso. Ogni collaboratore potrà accedere alla propria pagina dove saranno riassunti i propri task con le percentuali di completamento. La library costituisce il repository di file con la possibilità della completa gestione degli stessi mediante il sistema drag & drop. Per testare dal vivo tutte le funzionalità è disponibile una demo online.

IGSUITE

Anche in questo caso il prodotto è open source e web-based. La suite di prodotti è più ampia del solo document management ed è studiata per le esigenze delle Pmi che, con un’unica famiglia di prodotti, possono raggiungere diversi obiettivi. Il sistema documentale implementato garantisce emissione, archiviazione, distribuzione e rintracciabilità di tutti i documenti cartacei che possono circolare in azienda.

Ogni documento emesso dall’editor e messo a disposizione viene categorizzato e identificato con un protocollo univoco che funziona da URL in modo che sia sempre accessibile mediante lo stesso link.
È disponibile un motore di ricerca per accedere più rapidamente alla risorsa cercata. Ogni componente del team di lavoro ha una propria user e password per l’accesso al sistema ed inoltre la documentazione è al riparo da perdite accidentali perché sono disponibili sistemi automatici di back up. Anche in questo caso è disponibile una demo live per testare le funzionalità e rendersi conto delle potenzialità.

Knowledgetree document management system

Il prodotto, opensource e web-based, garantisce all’azienda la possibilità di implementare rapidamente e a costi estremamente contenuti, un sistema evoluto per la gestione dei documenti e dei processi ad essi collegati.

Le principali funzionalità:

a. Repository unico: i documenti vengono conservati nelle diverse versioni, sulla base dei rispettivi contenuti;

b. Workflow personalizzabile dagli stessi utenti;

c. registrazione di ogni azione compiuta sul documento;

d. ricerca ipertestuale per file di diversi formati (MS Word, MS Excel, PDF, HTML…);

e. forum specifici per ogni singolo documento;

f. dashboard personalizzata per ogni singolo utente, che può in tal modo visualizzare collegamenti e documenti pendenti o scaricati;

g. ricerca dei documenti per keywords e full text;

h. accessi controllati ai documenti mediante permessi definibili per gruppi o singoli utenti.

Teamwork Project

Questo software è orientato alla gestione dei progetti (definizione dell’albero di progetto, disponibilità di agende di lavoro condivise, integrazione della comunicazione fra collaboratori…ecc.) e offre tutte le funzionalità necessarie per la gestione dei documenti che circolano durante le diverse fasi di lavoro.
In particolare permette di:

a. organizzare il lavoro in base al progetto;

b. gestire documenti via Http e File system, collegabili a task e risorse;

c. effettuare issue tracking;

d. gestire via browser l’accesso al File system mediante interfaccia utente internazionalizzata;

e. gestire costi di un task e relativi milestones;

f. operare sul calendario personale e di gruppo, avvalendosi di un sistema di messaggistica tra operatori;

g. gestire i worklog con timer automatici;

h. implementare adeguati livelli di sicurezza per l’area di lavoro grazie alla definizione di ruoli attribuiti ai componenti del team;

i.utilizzare il database aziendale esistente facilitando l’integrazione con gli altri applicativi (ad esempio il sistema di reportistica) e quindi l’integrazione con il ciclo aziendale (multi database);

j. effettuare qualsiasi personalizzazione.

L’insieme di regole di gestione per la documentazione e di strumenti per la tenuta documentale costituisce una buona e sana abitudine per il Project manager che raggiunge così tre importanti benefici: rapidità di gestione, facilità di accesso e riduzione delle perdite di tempo.