La realizzazione di un progetto di lavoro non può prescindere da una gestione accurata della documentazione. Dalle fasi iniziali della contrattazione, fino ai documenti di collaudo, passando per i vari momenti di Stato di Aggiornamento dei Lavori (SAL).

Project Manager e team di lavoro devono poter accedere e aggiornare qualsiasi documento inerente allo sviluppo e alla gestione ordinaria dei progetti, dai più semplici ai più complessi. In caso contrario, le conseguenze possono gravare non solo sull’efficacia della collaborazione e sulla profittevole gestione della tempistica prevista, ma anche sulla riuscita o meno degli obiettivi prefissati.

Rischi vs benefici: la gestione ottimale dei documenti

In fase di realizzazione di un progetto, il “tempo è tiranno”, dovendo rispettare il Gantt dei lavori e l’avanzamento di ogni sottoarea di attività, coordinando le risorse in modo ottimale, rispondere puntualmente alle esigenze del cliente e garantire i tempi di consegna di eventuali fornitori.

Spesso l’amministrazione dei documenti viene sottovalutata o rimandata, considerata non prioritaria, col rischio di essere trascurata creando ostacoli al lavoro di gruppo: i membri del team non accedono ai documenti necessari se non vengono impostati correttamente i permessi di condivisione; finiscono per circolare file che non si sarebbe autorizzati a visionare; si possono verificare cancellazioni accidentali, ecc.

Le conseguenze possono quindi essere serie: perdere tempo nel reperire specifiche informazioni, rifare un lavoro già eseguito, ritardare i tempi di risposta in caso di controversie, non accorgersi tempestivamente di un discostamento degli obiettivi e dei tempi previsti con conseguenze sull’intero progetto, mettere a rischio la segretezza di informazioni riservate, ecc.

Se la reportistica periodica di progetto non viene opportunamente condivisaviene a mancare anche una gestione oculata del progetto stesso. La soluzione ideale consiste nel rispettare alcuni punti chiave:

1. Raccogliere tutta la documentazione in formato elettronico in un unico repository: è necessario prevedere quindi una directory condivisa con i collaboratori del progetto. Anche dinanzi ad un alto turnover dei componenti del team la documentazione resta sempre disponibile nello stesso luogo.

2. Definire il tipo di documenti da trattare: infatti, vi sono file di lavoro e versioni finali della documentazione e decidere in anticipo cosa deve contenere i repository consente di risparmiare tempo accedendo solo ai documenti definitivi.

3. Definire un formato standard per la documentazione: intestazioni, logo del progetto, tipo di carattere e dimensione, tutti già preimpostati consentono di risparmiare tempo e dare uniformità di stile, anche a beneficio di un’immagine ed un’idea comune di tutta la documentazione.

4. Adottare la gestione dei permessi consente di amministrare correttamente i livelli di accesso: sola lettura o anche modifica dei file.