Ogni attività di “controllo” effettuata su un qualsiasi aspetto progettuale può essere classificato come un “momento di valutazione e di revisione”, allo scopo di acquisire informazioni e assumere, se necessario, delle decisioni. Nel corso dello sviluppo di un progetto possono essere effettuate decine, se non centinaia, di “review di progetto”.

Per dare al termine “review” un significato preciso ed univoco, in modo da trovarne una precisa collocazione ed utilità all’interno dello sviluppo di un progetto, tra gli strumenti e metodi di monitoraggio di un progetto occorre distinguere tra “Stato Avanzamento Lavori” (SAL), costi di progetto inclusi, e “Review di progetto”.

Stato Avanzamento Lavori (SAL)

Il processo di rilevamento dello stato di avanzamento di un progetto è, tipicamente, un processo da basso verso l’alto (bottom-up).

Esso chiama in causa innanzitutto i responsabili delle singole attività, poi i responsabili dei diversi Work Package in cui il progetto si scompone ed infine i livelli di gestione più alti nell’ambito dell’Organizzazione, ovvero il Project Manager in qualità di responsabile del progetto, il Project Board, l’eventuale Project Management Office ed il Top Management.

Il SAL è un processo che si ripete e solitamente:

• si svolge in fase esecutiva, quando il piano di progetto è stato grossomodo completato
• si conclude con la fine del progetto
• deve essere programmato e svolto a intervalli predefiniti, coincidenti con i “periodi” chiave nella vita di un progetto, allo scopo di permettere, se necessario, un minimo di ripianificazione delle attività tra un certo un “periodo” ed il successivo

Gli obbiettivi del SAL possono essere così riassunti:

• rilevare gli scarti nei tempi di esecuzione dei lavori rispetto al piano di origine (baseline)
• valutare eventuali influenze, in concomitanza alle date di completamento previste, sia per i singoli Work Package che poi, se necessario, per l’intero progetto
• definire, se necessario, le possibili azioni correttive per scongiurare rinvii o comunque effetti negativi verso il raggiungimento degli obiettivi iniziali
• evidenziare i costi effettivamente sostenuti e gli eventuali scarti rispetto al budget (piano previsionale dei costi)
• circoscrivere, anche per l’aspetto costi, le eventuali azioni correttive necessarie ad evitare o frenare sfori di budget

Il rapporto sullo stato di avanzamento è il documento che, emesso e distribuito periodicamente, offre a tutte le persone direttamente coinvolte nel progetto e al Management dell’Organizzazione un quadro complessivo della situazione corrente, delle problematiche che potrebbero influire negativamente sui tempi e sul budget e delle azioni correttive identificate.

Le Review di progetto

Nella maggior parte dei casi il processo decisionale che porta alla realizzazione di una Review di progetto, al contrario degli Stati di Avanzamento Lavoro, è un processo dall’alto verso il basso (o top-down), per dire che una Review di progetto è spesso un evento “subito” dai team di progetto.

Le Review di progetto sono,infatti, degli strumenti a disposizione del Management in generale, del Project Board, dell’eventuale Project Management Office, del Project Manager e dei responsabili funzionali coinvolti nel progetto.