I progetti di knowledge management nascono con l’obiettivo di massimizzare il valore reso dalle competenze sviluppate all’interno dell’impresa. La porta di accesso al sistema di gestione del knowledge management è generalmente il corporate portal dell’azienda ossia l’Intranet, luogo preposto a contenere informazioni sia di interesse comune che personali (profilate).

All’interno di questo “contenitore” si dovranno aggiungere strumenti e servizi di supporto a iniziative di carattere organizzativo, progettuale, informativo e formativo per facilitare la gestione dei processi operativi e la condivisione della conoscenza.

L’articolato programma di diffusione del knowledge management all’interno dell’impresa ha quindi lo scopo di mettere a disposizione servizi e soluzioni in grado di:

• sostenere i processi “knowledge intensive” e recuperare efficienza attraverso la revisione delle modalità di creazione-aggiornamento e gestione-condivisione della conoscenza, sia essa tacita o esplicita;
• migliorare la comunicazione all’interno dell’impresa rendendo disponibili informazioni utili e servizi a supporto in una logica bottom-up (tipica del web 2.0), ma anche top-down (necessaria per una continuativa condivisione delle strategie e risultati aziendali);
• sostenere l’operatività dei team di progetto e task force rendendo disponibili ambienti di collaborazione e servizi di condivisione.

Dal punto di vista tecnico la piattaforma tecnologica che deve supportare il processo di gestione della conoscenza dell’impresa deve soddisfare i seguenti macro-requisiti:

• profilazione e accesso (single sign-on) ai servizi e contenuti attraverso la gestione di gruppi definiti secondo il profilo personale – attributi – dell’utente (appartenenza a strutture organizzative, gruppi di progetto, competenze, ecc.);
• consentire la massima integrazione delle componenti applicative primarie (content & document management, collaboration, messaging) e la possibilità di un facile arricchimento delle funzionalità/servizi in una logica “easy to plug”" e “vendor independent”;
• garantire un elevato grado di usabilità dei servizi di collaborazione e condivisione delle informazioni permettendo, anche a personale non tecnico, di fruire di strumenti evoluti ma facili da usare.

Il KM all’interno dell’azienda diventa quindi di un processo di sviluppo e sostegno continuo attraverso l’implementazione e l’evoluzione delle soluzioni e dei servizi. In questo contesto, l’estensione dell’intervento a tutte le aree dell’impresa determina la necessità di agire in ambiti con caratteristiche e peculiarità proprie, nei quali la natura e l’approccio metodologico e professionale delle risorse impegnate nelle progettualità deve garantire le seguenti competenze:

• analisi di processo e modelli di funzionamento;
• mappatura delle conoscenze e analisi delle comunità (pratica, organizzative, ecc);
• gestione progettualità di knowledge, web & document management;
• principali piattaforme tecnologiche (portals, content & document management, collaboration, messaging, ecc).