Molte organizzazioni a livello mondiale stanno abbandonando lo stile manageriale di tipo Top-down (dall’alto verso il basso), nel tentativo di implementare alcuni aspetti dello stile manageriale di tipo Bottom-up (dal basso verso l’alto) in alcuni reparti organizzativi. Ma perché l’approccio bottom-up alla gestione dei progetti diventa più popolare? Per capirlo abbiamo messo a confronto le due strategie.

Approccio Top-down al project management

Molti progetti vengono gestiti secondo le logiche dell’approccio top-down. In sostanza quest’approccio consiste nel far partire tutte le indicazioni direttive dall’alto: il top management stabilisce gli obiettivi e fornisce le linee guida, le informazioni, i piani e i processi; il manager comunica chiaramente le sue aspettative a tutti coloro che hanno un ruolo da giocare nel progetto.

In linea con questo approccio, il manager deve essere quanto più preciso possibile nel momento in cui comunica le attese, evitando il rischio di ambiguità, foriera di un possibile fallimento. Spesso questo approccio segue un processo estremamente formale.

L’approccio top-down viene applicato da tempo nella stragrande maggioranza delle organizzazioni, ma negli anni ha cominciato ad evidenziare delle debolezze, laddove si ambisce a creare ambienti di lavoro vibranti e imprese di successo.

Quando il top management accentra il potere e sviluppa un controllo complessivo sul gruppo di lavoro, le decisioni progettuali sono influenzate dalle emozioni e dalle opinioni di una sola persona – il project manager – con il risultato che le persone avvertono di non essere ascoltate, di non avere voce in capitolo.

Questo può generare mancanza di collaborazione tra i membri del team, che si potrebbero sentire meno motivati a svolgere il loro lavoro. La soluzione può consistere nel cambiare lo stile di management, dando più libertà ai team. Introdurre un nuovo approccio manageriale richiede ovviamente molto tempo, ma lo sforzo viene solitamente ripagato in un aumento della produttività del team.

Di solito l’approccio top-down è riscontrabile nelle tante organizzazioni di stampo tradizionale. L’esperienza nel tempo ha evidenziato che questo approccio può ridurre la produttività e causare colli di bottiglia e strozzature. La strozzatura dà al project manager il maggior controllo possibile sulla sua squadra. Questo può causare inutile rigidità e rallentare il completamento del progetto.

Approccio Bottom-up al project management

Abbiamo evidenziato i limiti dell’approccio top-down e la loro incidenza sul potenziale fallimento dei progetti. Questo spiega perché molte organizzazioni comincino ad adottare alcuni aspetti dell’approccio bottom-up.

Chi sposa quest’approccio proattivamente richiede l’intervento del team nel processo esecutivo di progetto. Chi lavora è invitato a partecipate ad ogni fase del processo ed il team conviene nel suo insieme sullo svolgimento di un’attività. Questo consente ai manager di comunicare obiettivi e valore, ad esempio attraverso la pianificazione delle milestone.

Quindi i membri del team devono sviluppare le loro personali liste dei compiti con i passi necessari per raggiungere i traguardi. Tocca a loro scegliere i metodi ed i modi con cui svolgere i loro compiti.