Gestire le trattative con sistemi CRM

Il CRM non è un software ma una organizzazione dotata di strumenti: ecco come migliorare le performance del settore vendite utilizzandone sistemi.

Iniziamo con una premessa: l’uso del termine trattativa è improprio; bisognerebbe parlare di opportunità commerciale. La trattativa, più correttamente, è la fase in cui, fatta una prima proposta, si effettuano i rilanci di aggiustamento per arrivare agli accordi finali (si spera). Nel seguito dell’articolo, quindi, facciamo uso del termine opportunità intendendo un’offerta, gara, progetto di vendita o idea che porti ad un nuovo business per l’azienda.

Di cosa parliamo più in dettaglio? Di come un’opportunità possa essere meglio gestita e meccanizzata con un software di CRM e sopratutto l’opportuna organizzazione del reparto Vendite. Con ciò, badate bene, non si vuol togliere al commerciale o all’agente il diritto di usare fiuto, istinto, capacità proprie. L’intento, invece, è quello di documentare all’azienda cosa stia avvenendo, per sincronizzare meglio le attività e fornire un quadro contenente parametri utili per le analisi.

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Gestione opportunità

Tra gli obiettivi che un’azienda persegue meccanizzando la gestione delle opportunità possiamo evidenziare i seguenti:

  • avere sempre un quadro delle opportunità aperte, dei valori in gioco e degli stati di avanzamento, ai fini di una previsione degli ordini in arrivo;
  • fornire ai commerciali junior percorsi collaudati, sulla base dei quali iniziare le nuove esperienze;
  • identificare i cardini più importanti dei processi di vendita, onde migliorare la capacità aziendale di produrre report di analisi e proiezione;
  • evidenziare i colli di bottiglia nei processi di vendita;
  • consentire al commerciale di lavorare con un metodo razionale che lo aiuti nello svolgimento delle sue funzioni;
  • avere alert per attività programmate;
  • consentire all’azienda di seguire i parametri chiesti ai reparti (numero di telefonate fatte, numero di incontri settimanali, valore delle offerte, ecc);
  • dare al commerciale la possibilità di osservare in retrospettiva le sue azioni, col fine di evidenziare divergenze dall’iter aziendale o migliorare il percorso per le attività future.

La gestione delle opportunità commerciali, in un’azienda, è uno dei settori in cui un sistema di CRM meglio consente l’aumento delle performance ed il miglioramento della qualità dei processi.

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I dati dell’opportunità

I software di CRM consentono l’inserimento di dati che identificano, chiariscono e valorizzano le opportunità registrate. In particolare si hanno sempre le seguenti posizioni:

  • data di apertura, chiusura prevista e chiusura effettiva;
  • tipo di opportunità (di solito definibili dall’azienda);
  • valore economico previsto ed effettivo;
  • stato dell’opportunità (aperta, vinta, persa);
  • fase in cui l’opportunità si trova (di solito sulla base di percorsi che l’azienda può personalizzare);
  • motivo della chiusura con insuccesso (rinuncia, miglior offerta concorrente, scarso interesse, da Direzione, ecc);
  • probabilità stimata dal commerciale che la trattativa si chiuda positivamente;
  • probabilità stimata dal software che la trattativa si chiuda positivamente;
  • commerciale e partner coinvolti.

Questi dati consentono di effettuare proiezioni, analisi e stati di avanzamento. Molti software di CRM consentono comunque all’azienda di inserire ulteriori campi, secondo proprie necessità.

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