In un precedente articolo, abbiamo strutturato il ciclo di vita di un progetto, fornendo un elenco delle fasi standard che lo contraddistinguono. Adesso, prima di addentrarci in dettaglio sulle caratteristiche specifiche che compongono ognuna delle singole fasi, sarà utile fornire una descrizione generale per ognuna di esse in maniera da avere più chiari i concetti ed i compiti che sono legati all’attività del Project Manager.

La fase di Planning

La fase di Planning inizia con il cosiddetto Project Concept e prevede tutte le attività di riunioni, studio e reportistica che sono necessarie affinché si possa procedere all’approvazione del progetto. Solitamente, il Project Manager non è necessariamente coinvolto in tutte le attività di planning previste nella fase antecedente alla nascita del progetto. Sicuramente, invece, sarà prettamente compito del Project Manager provvedere alla pianificazione delle attività previste dal proprio team prima che si inizi a dar vita alla fase di sviluppo del progetto. Fanno parte della fase di planning, ad esempio, le attività di selezione delle risorse da coinvolgere, la definizione del progetto e le cosiddette riunioni necessarie all’avvio ufficiale del progetto stesso (kick-off).

In generale, si può considerare chiusa la fase di planning quando sono stati completati, rivisti e approvati i documenti di Definizione del Progetto (Project Definition), di Piano del Progetto (Project Plan) e di Approccio al Progetto (Project Approach). Il primo, sostanzialmente, contiene le definizioni necessarie a circoscrivere l’ambito del progetto. Il Project Plan, invece, descrive le modalità in cui sarà implementato il progetto mentre il Project Approach conterrà la descrizione dei processi utilizzati durante il ciclo di vita del progetto stesso.

Durante la fase di Planning, è estremamente importante ottenere dal cliente l’approvazione su tutti i componenti e gli obiettivi che si sono concordati. Eventuali modifiche successive a quanto stabilito andranno gestite secondo il processo predefinito di gestione dei cambiamenti (change management). Tali accorgimenti sono da considerarsi essenziali per evitare possibili malintesi e fraintendimenti tra il team del progetto e il cliente e rimanere, così, sulla stessa lunghezza d’onda. Non si commetta mai l’errore (ancora piuttosto diffuso, purtroppo) di prendere accordi di carattere esclusivamente verbale. Ogni cosa che sia inerente al progetto e scaturita da riunioni o colloqui individuali andrà sempre riportata su verbali scritti.

È bene avere chiaro che la fase di Planning rappresenta una delle fasi più difficili e critiche del ciclo di vita di un progetto. Sarà necessario, pertanto avere lo scrupolo di non lasciare nulla al caso poiché l’intero progetto sarà organizzato e costruito in accordo con quanto si sia documentato e definito in tale fase. Particolare attenzione deve essere posta alla documentazione dei requisiti tecnici, in quanto attraverso tale documento sarà possibile estrapolare dei modelli utilizzabili per le specifiche di disegno. In genere, se il progetto è molto complesso e comprende la realizzazione di numerosi componenti sarà opportuno procedere alla scrittura di più documenti tecnici, ognuno per ogni componente. Se, al contrario, il progetto da affrontare è di entità ridotta, sarà sufficiente la stesura di un unico documento sui requisiti tecnici.