Durante la vita di un progetto un project manager si trova a dover gestire numerosi flussi di comunicazione con differenti interlocutori, quelli che usualmente vengono chiamati gli stakeholder (portatori/pubblici di interesse) del progetto stesso. Al project manager si richiede quindi di possedere competenze che vanno oltre gli skill puramente tecnici/ingegneristici, nella direzione di competenze manageriali di tipo soft, tra le quali appunto “saper comunicare”.

In questo articolo tentiamo di fare una panoramica dei principali processi che devono essere programmati e controllati dal project manager per un’efficace gestione della comunicazione durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Project Communications Management

Il PMBOK ©, la guida redatta dal Project Management Institute, descrive i concetti fondamentali del project management applicabili a un ampio ventaglio di progetti (costruzioni, sviluppo software, processi automatizzati, industria ecc.) e definisce 5 aree di conoscenza e 9 macro-processi che sono:

Aree di conoscenza

1. Concezione – Initiating
2. Pianificazione – Planning
3. Realizzazione – Executing
4. Controllo – Controlling
5. Rilascio – Closing

Processi

• Gestione Ambito – Project Scope Mananagement
• Gestione Tempi – Project Time Management
• Gestione Costi – Project Cost Management
• Gestione Qualità – Project Quality Management
• Gestione Risorse Umane – Project Human Resource Management
• Gestione Comunicazione – Project Communications Management
• Gestione Rischi – Project Risk Management
• Gestione Forniture – Project Procurement Management
• Gestione Integrazione processi – Project Integration Management

La Gestione della Comunicazione di progetto viene indicata appunto come una delle aree di conoscenza di cui il manager di progetto dovrebbe farsi detentore, per gestirne il relativo processo. Tale area riguarda tutti i processi necessari per comunicare in modo coerente, efficace e tempestivo con i vari interlocutori coinvolti nel progetto.

Nella sostanza si tratta di:

• facilitare la raccolta, l’elaborazione, la produzione e la distribuzione delle informazioni sul progetto;
• definire e supervisionare tutti i “collegamenti” critici fra le persone interessate al progetto;
• agevolare il flusso delle idee e delle informazioni che sono necessarie per il successo del progetto stesso.