Gli eventi, tradizionalmente considerati come una leva delle pubbliche relazioni, negli ultimi anni si stanno progressivamente affermando come strumento di marketing versatile e poliedrico, particolarmente utilizzato sia dagli enti sia dalle imprese, che ne fanno rispettivamente una leva di promozione territoriale ed una leva alternativa di promozione del business. Il successo degli eventi è legato alla loro capacità sia di raggiungere un ampio pubblico o viceversa un target group specifico, sia di coinvolgere emotivamente il pubblico e creare un legame forte e unico fra questo e l’organizzazione.

La progettazione e la gestione di un evento viene quasi sempre demandata all’esterno a PMI esperte nell’offerta di questo tipo di servizi. In questo articolo vediamo come una piccola società di servizi di marketing che lavora per progetti, ha utilizzato una tipica metodologia di “gestione a progetti” per la pianificazione di un evento territoriale.

La gestione di un evento ed il project management

Un evento territoriale inteso come: «intervento di alto profilo con una durata generalmente contenuta, piuttosto diversificato per il tipo di offerta e servizi erogati, con un coinvolgimento massiccio di quote consistenti di utenti, in parte locali, in parte provenienti da bacini molto ampi e diversificati», si presta molto bene alla metodologia di lavoro del project management inteso – secondo la nota definizione di R.D. Archibald – come: «gestione sistemica di un’attività complessa, unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità».

Descrizione sintetica del progetto

Una società di servizi per il marketing territoriale è stata incaricata tre anni fa da un’amministrazione comunale per la riprogettazione e l’organizzazione di un evento di promozione turistica di una media città di provincia italiana. L’evento, in ottica di integrazione di offerta territoriale, doveva inglobare ed ampliare uno storico festival di cinema già presente in città in un progetto nuovo, più ampio ed innovato nella formula.

L’evento nel suo ciclo di vita

Per un’efficace ed efficiente gestione, il progetto che chiameremo per questioni di riservatezza con il nome “New Festival”, è stato scomposto nelle sei fasi del suo ciclo di vita:

• Ideazione
• Attivazione
• Pianificazione
• Realizzazione
• Completamento
• Valutazione

Vediamo nel dettaglio come sono state gestite le fasi iniziali fino alla pianificazione.