La nascita di un progetto può paragonarsi all’inserimento di un nuovo tassello in un puzzle, sempre più articolato e ricco. Trovare la giusta collocazione al tassello significa studiare il contesto in cui lo inseriamo, i colori, le sfumature, la forma. I progetti devono considerarsi parte di un sistema più vasto e complesso: la struttura organizzativa aziendale.

L’organizzazione influenza le fasi di impostazione, di sviluppo e gestione del progetto, e delle singole attività. Una conoscenza approfondita dell’organizzazione aiuta soprattutto a valutarne le risorse, umane ed economiche, ed il modo in cui queste risorse vengono amministrate. Inoltre aiuta ad entrare in contatto con la “cultura” aziendale, intesa come quell’insieme di peculiarità che l’azienda sviluppa nel proprio processo di crescita.

In un ambiente più incline al rischio (ad esempio un lavoro su commessa che richieda una completa industrializzazione, come nel caso di alcuni progetti informatici) la gestione dei progetti venga vissuta in maniera molto più propositiva rispetto a quanto possa verificarsi in una organizzazione che si trova a gestire progetti tra di loro simili per struttura e approccio e che possono considerarsi consolidati da un punto di vista gestionale.

Molto importante è il ruolo delle persone. Un gestore di commessa autoritario avrà più problemi nell’inserirsi in un sistema informale e poco strutturato (e più difficoltà a far rendere al meglio le risorse che gestisce) rispetto ad una persona più “aperta”. Viceversa una persona molto incline alla collaborazione potrebbe passare per un “rammollito” in un sistema autoritario e rigido.

Lo scopo dell’organizzazione è gestire al meglio le risorse, le capacità e le competenze proprie dell’impresa. Per raggiungere questo obiettivo esistono diverse strade (sistema organizzativo gerarchico, organizzazione a matrice, organizzazione per processi, organizzazione per funzione…), nessuna delle quali può considerarsi, in assoluto, migliore dell’altra. Ogni forma organizzativa risulta più adatta di un’altra in funzione della storia e della specifica situazione storica dell’impresa.

Volendo analizzare l’influenza delle strutture organizzative sui progetti possiamo iniziare ad esaminare la classica struttura funzionale in cui l’organizzazione si basa su un sistema gerarchico verticale rigido e semplice. Ci interessa sottolineare che in questo caso ogni dipendente sa in modo chiaro ed univoco chi è il suo superiore il che permette alle informazioni di viaggiare in modo abbastanza agevole in senso verticale ma, allo stesso tempo, vincola l’interscambio di informazioni a livello trasversale.