I virtual workspace sono uffici digitali supportati da software e applicazioni professionali, all’interno dei quali gruppi di lavoro costituiti da collaboratori, clienti, fornitori o partner di una società condividono e si scambiano informazioni e documenti. Una sorta di iGoogle ad uso business, per intenderci.

Queste realtà rappresentano l’evoluzione delle Intranet aziendali, piattaforme informative tendenzialmente statiche e unidirezionali, ormai superate dalle logiche dell’Enteprise 2.0, filosofia che favorisce modelli organizzativi e gestionali basati sul coinvolgimento diffuso, la collaborazione e condivisione della conoscenza e lo sviluppo di reti sociali.

L’evoluzione dei virtual workplace rispetto alle Intranet è duplice: da un lato è tecnologica, valorizzando ancor di più il ruolo delle ICT per innescare il cambiamento e l’aumento dell’efficienza; dall’altro, si tratta ovviamente di una evoluzione concettuale, ancora più profonda, che tocca la cultura d’impresa.

I virtual workspace sono costruiti intorno alle necessità del singolo individuo, con lo scopo di creare a suo vantaggio un ambiente di lavoro completo e in grado di supportarlo al massimo nella comunicazione con altri collaboratori, nell’utilizzo dei servizi aziendali e più in generale nell’operatività.I vantaggi sono indiscussi:

• può portare a una evidente ottimizzazione della comunicazione, (informazioni e strumenti) tra gli interlocutori, a vantaggio del lavoro di gruppo;
• garantisce un accesso integrato e personalizzato a strumenti e ad informazioni, aumentando efficienza, efficacia e velocità del lavoro dei singoli, con una riduzione dei costi operativi per l’azienda;
• consente maggiore socializzazione e quindi coinvolgimento, motivazione e senso di appartenenza all’azienda;
• permette di superare le distanze geografiche (e non solo) tra collaboratori e con l’azienda, lavorando ovunque e senza interruzioni (mobile workplace).

Come si intuisce sono le aziende di una certa dimensione – con un certo numero di collaboratori, soprattutto ad alta dispersione territoriale o che operano con la logica della task force – a beneficiare in prima istanza dei virtual workspace, ma anche aziende piccole con collaboratori molto mobili o lontani tra loro (e con un modesto budget ICT) sono ottimi candidati alla loro implementazione.