Qualche anno fa divenne famosa la ricetta di un politico italiano già noto come imprenditore che suggeriva la sua personale iniziativa per fare riunioni brevi: restare in piedi. In 20, massimo 30, minuti la riunione veniva conclusa al posto delle solite 2 o 3 ore. A leggerla così sembra fattibile. Ma qualcuno ci ha provato? Ad ogni modo, le riunioni sono utili e a volte essenziali se si deve lavorare con altri colleghi ad un progetto comune o collaborare ad un’attività che richiede l’intervento di più funzioni aziendali. Qual è allora la ricetta giusta per svolgere riunioni che siano brevi ed efficaci?

Tecniche di gestione della riunione

Innanzitutto occorre chiarire che esistono vari tipi di riunione:

1. riunioni periodiche: sono tipicamente quelle effettuate da specifiche unità aziendali (budget, vendite, project control) per definire obiettivi, pianificare attività o valutare i risultati raggiunti;
2. riunioni di presentazione di partner esterni: sono società esterne che vengono in azienda per presentare la loro offerta, il loro prodotto e per proporre una collaborazione;
3. riunioni di formazione: tipicamente workshop, seminari o corsi veri e propri;
4. riunioni per una conferenza, un convegno o una manifestazione.

In tutti questi casi c’è un unico oratore (o più di uno ma il suo ruolo è manifesto a tutti i partecipanti) e gli altri ascoltano e/o intervengono solo se interpellati, al limite per fare domande. La riunione che interessa questa trattazione è quella di tipo interno, che si svolge cioè fra colleghi della stessa azienda o fra partecipanti allo stesso progetto (che potrebbero appartenere anche a società diverse). Per qualche motivo, infatti, queste riunioni risultano le più caotiche, lunghe e non-sense di tutte le altre sopraccitate. Tutti, infatti, sono chiamati ad intervenire ed hanno un ruolo attivo nell’incontro e questo può portare un certo caos organizzativo se non si prendono opportuni provvedimenti.
Esistono alcune tecniche di organizzazione e gestione della riunione che si possono adottare e soprattutto vi sono alcune regole per coloro che vi partecipano.

Chi organizza un meeting dovrebbe compiere alcune azioni:

• convocare gli interessati con un mezzo opportuno condiviso anche dagli altri partecipanti, in modo che possano inviare un feedback di accettazione/rifiuto per tempo e tutti gli altri ne siano informati in tempo reale. Spesso, infatti, ci si basa sulle mail, ma molti colleghi le leggono in ritardo e semplicemente non sanno di essere stati convocati;
• inserire nella convocazione alcuni elementi fondamentali: chi sono le persone convocate, il posto dell’incontro, la data e l’ora, la durata prevista, l’obiettivo della riunione, gli argomenti all’ordine del giorno, eventuali materiali che i partecipanti devono consultare prima di presentarsi perchè sulla base del materiale fornito ci si aspetta che vengano prese decisioni importanti;
• confermare la riunione ed i partecipanti che vi hanno aderito;
• il giorno della riunione circa 15 minuti prima inviare un remind a tutti.