Ma qual è la regola per poter gestire in economia un Sistema della Qualità? Quali sono i trucchi, i segreti per rendere possibile una cosa del genere? Quali sono i requisiti fondamentali per individuare all’interno della propria azienda un Responsabile adeguato?
Anzitutto va detto che spesso la scelta della persona cui limprenditore demanda la gestione del Sistema Qualità (nominandone un Responsabile) ricade sul personale aziendale. Ovunque vi sia personale amministrativo è possibile gestire direttamente la documentazione che va prodotta. In alcuni casi, per comodità e perché l’azienda se ne può permettere l’onere, la gestione viene demandata ad un professionista esterno.
Seguite queste 5 regole fondamentali:

• affidate l’incarico a chi, tra i vostri dipendenti amministrativi, ha dimostrato maggiore voglia di sapere non solo con riferimento all’adozione della certificazione, ma in generale, e che abbia mostrato ambizione a crescere;
• non nominate una persona che ha sempre avuto un pessimo rapporto con i documenti e l’ufficio dove opera: per tali intendo chi non ha mai curato l’aspetto delle proprie relazioni, del proprio posto di lavoro, etc.;
• utilizzate, chiaramente, chi ha dimestichezza con gli strumenti informatici;
• nominate una persona che abbia una buona capacità espressiva e buoni rapporti con tutti gli altri colleghi di lavoro, sia in ambito di ufficio che di reparto commerciale, produttivo, etc.;
• affidate l’incarico a chi non identifichi questa mansione come un gravoso fardello che lo costringerà a lavorare di più di quanto abbia fatto finora e che vi chieda, in cambio, adeguamenti economici (potrete incentivarlo se opportuno, ma la richiesta non deve partire da lui).

Operativamente parlando, quindi, ecco i consigli per ridurre al minimo i costi di gestione:

• non cedete alla tentazione di utilizzare nuovi modelli per ordini, acquisti, gestione magazzino, etc. Se ne avete di funzionali, chiedete al consulente che vi supporta di includerli nella documentazione del Sistema Qualità. Ne risparmierete in tempo, carta ed inchiostro;
• spesso i consulenti tendono ad imporre una serie di controlli, soprattutto per chi produce, che sono quasi sempre una zavorra per chi lavora imponendo all’operaio una serie di pause per le annotazioni che ne riducono il ritmo produttivo. Ricordate che la ISO 9001:2000 prevede anche che i controlli possano essere di tipo visivo. Per cui quelli da annotare con dovizia di particolari vanno ridotti al minimo indispensabile;
• chiedete, se siete in possesso di un minimo di automazione (o anche di un semplice computer) che tutti i documenti possano essere tra loro collegati (ad esempio, con Access; ma va benissimo anche l’uso di normalissimi fogli di lavoro in excel) e che siano automaticamente compilabili mediante un solo caricamento dei dati. Se il vostro Responsabile Qualità non è in grado di lavorare con Access o con Excel è consigliabile spendere qualche soldo per formarlo in tal senso: recupererete, nel tempo, sicuramente la spesa;
• per il primo triennio (ricordiamo che il certificato ha valenza per 3 anni) è consigliabile avvalersi del consulente almeno per una verifica delle operazioni di gestione. Ciò vi consentirà di correggere tempestivamente e preventivamente le eventuali non conformità generate dalla vostra organizzazione, riducendo i tempi ed i costi dell’audit di sorveglianza e della loro risoluzione.